Automatisation du traitement des mails entrants pour HumaForma
HumaForma, société dédiée à l’accompagnement des entrepreneur(e)s, des professionnels du droit et du chiffre et des services juridiques, basé à Vannes, a confié à Webapic une mission d’automatisation. La mission de Webapic a consisté à automatiser le traitement des demandes entrantes par mail pour libérer la juriste des tâches de tri répétitives et lui permettre de se concentrer sur sa véritable expertise : les formalités juridiques d’entreprise.
Automatisation IA
Développement sur-mesure
2026
n8n
Next.js
TailwindCSS
Prisma
Webapic
Le contexte
HumaForma s’adresse à un public exigeant et varié :
- entrepreneurs,
- avocats,
- experts-comptables,
- notaires
- et services juridiques
Ses clients sous-traitent leurs formalités d’entreprise :
- Créations,
- modifications statutaires,
- radiations,
- cessions de fonds de commerce,
- annonces légales,
- activités réglementées…
Les demandes sont nombreuses, techniques, et chacune engage des délais légaux et des enjeux économiques concrets.
Formaliste depuis plus de 20 ans, la juriste gère seule l’ensemble de ces sollicitations. Chaque mail entrant peut cacher une urgence administrative, une demande de devis, une transmission de pièces ou une question juridique pointue. Sans système de traitement structuré, le risque est double :
- perdre du temps à trier,
- ou passer à côté d’une demande critique.
Dans un métier où la rigueur et la réactivité sont des exigences professionnelles absolues, HumaForma avait besoin d’un outil capable de prendre en charge intelligemment ce flux entrant sans alourdir l’organisation ni trahir la dimension humaine et relationnelle qui est au cœur de son positionnement.
Les attentes
- Trier automatiquement les demandes : distinguer rapidement une demande de formalité, une demande de formation, une demande d’intérim juridique, une transmission de dossier ou une prise de contact commerciale, sans avoir à lire chaque mail en détail.
- N’oublier aucune demande : dans un contexte de formalités légales, un mail non traité peut entraîner des retards aux conséquences réelles pour les clients. La tolérance à l’oubli est nulle.
- Extraire les tâches directement actionnables : transformer le contenu textuel des mails en actions claires et priorisées, sans avoir à retourner dans la boîte de réception.
- Offrir une vision de pilotage : permettre de visualiser d’un coup d’œil le volume et la nature des demandes en cours, pour mieux organiser ses journées et anticiper les pics d’activité.
La solution apportée
Intelligence articifielle : un workflow automatisé piloté par n8n
Le cœur de la solution repose sur un workflow n8n connecté à une adresse Gmail dédiée d’HumaForma. Dès qu’un mail arrive dans cette boîte, n8n déclenche automatiquement le traitement sans aucune intervention humaine.
Le mail est transmis à une IA générative de contenu, autrement dit un LLM (Large Langage Model) qui en réalise une analyse sémantique complète :
- nature de la demande,
- niveau d’urgence,
- profil de l’expéditeur,
- éléments juridiques ou administratifs identifiés.
Le modèle classe ensuite le mail dans la catégorie métier correspondante définie en amont avec la juriste pour refléter exactement l’organisation de l’entreprise et extrait les tâches à réaliser, reformulées de manière claire et directement actionnables.
Tout cela se produit en quelques secondes, de manière entièrement transparente pour les interlocuteurs d’HumaForma qui continuent d’envoyer leurs mails normalement.
Un dashboard sur-mesure (Next.js / Tailwind / Prisma)
Les données extraites sont immédiatement remontées dans une interface de pilotage développée from scratch par Webapic, avec Next.js, TailwindCSS et Prisma.
- Vue globale : toutes les demandes entrantes classées, priorisées et lisibles en un coup d’œil.
- Vue par tâche : chaque demande peut être fait évoluer par la juriste au fil de son process métier (suivi, avancement, clôture) sans jamais avoir à retourner dans la boîte mail.
Une fois les demandes affichées dans le dashboard, la juriste reprend la main et gère ses formalités à son rythme, avec une vision claire et structurée de ce qui l’attend.
Notre approche
Ce projet illustre la démarche de Webapic : partir d’un problème concret, comprendre finement les contraintes métier, et construire une solution technique qui s’y adapte : et non l’inverse.
De l’analyse des besoins à la mise en production, chaque étape a été conduite en mode collaboratif :
- cadrage fonctionnel,
- choix du modèle LLM,
- développement du pipeline,
- conception de l’interface,
- tests en conditions réelles, ajustements itératifs.
Le résultat est une solution robuste, évolutive et pensée pour durer : pas un prototype, mais un outil de production intégré au quotidien des équipes, reposant sur l’intelligence artificielle.
Les bénéfices client
- Fin du tri manuel
- Zéro demande oubliée
- Priorisation intelligente
- Vision claire pour la juriste
- Recentrage sur la valeur métier
09 83 32 63 37